معالجة الفواتير والدفع
يوضح هذا الإجراء كيفية التعامل مع فواتير البائع بعد تسليم العناصر أو الخدمات.
يغطي تقديم الفاتورة، التحقق من التفاصيل مقارنة بالط لب والتسليم، الموافقة، وإتمام الدفع.
بمجرد اكتمال الدفع، يتم تمييز الفاتورة كمدفوعة ويتم إغلاق دورة الشراء.
في هذه الصفحة
لماذا معالجة الفواتير ضرورية
تساعد معالجة الفواتير المؤسسات على:
- دفع مستحقات البائعين فقط بعد استلام العناصر أو الخدمات
- التأكد من تطابق تفاصيل الفاتورة مع الطلب والتسليم
- تجنب المدفوعات غير الصحيحة أو المكررة
- الاحتفاظ بسجلات واضحة للتتبع والمراجعات
الميزات الرئيسية
- ربط الفاتورة تلقائيًا بأمر الشراء
- سهولة مقارنة الفاتورة مع الطلب والعناصر المستلمة
- الموافقة قبل إجراء الدفع
- ظهور حالة الدفع للبائعين
- إمكانية تنزيل الفاتورة وسجلات الدفع
خطوات معالجة ودفع الفاتورة
- يقوم البائع بإنشاء الفاتورة عبر بوابة البائع مقابل أمر الشراء.
- الموافقة قبل إرسال الفاتورة إلى المشتري.
- يفتح مسؤول المشتريات الفاتورة من قسم الفواتير للمراجعة.
- التحقق من تفاصيل الفاتورة:
- اسم البائع وتاريخ الفاتورة
- العناصر، الكمية، والسعر
- التطابق مع أمر الشراء والعناصر المستلمة
- مراجعة الضرائب، الرسوم الإضافية، والمبلغ الإجمالي.
- إذا كانت جميع التفاصيل صحيحة، اعتماد الفاتورة.
- في حالة وجود أي اختلاف، إرسالها لعملية الرفض.
- بعد الاعتماد، جدول الدفع وفقًا لشروط الدفع.
- تمييز الفاتورة كـ مدفوعة — يتم إشعار البائع تلقائيًا.
- تتبع حالة الدفع وإغلاق سجل الفاتورة.